เทคนิคในการบริหารเวลา

   ข่าวดีก็คือ คุณไม่ต้องเป็นยอดมนุษย์ หรือผู้วิเศษเพื่อที่จะสามารถจัดการกับเวลาได้ แต่อย่างไงก็ตามคุณจะต้องจัดการกับตัวเอง เพื่อให้ไปจัดการกับเวลาอีกที ในบทความนี้ผมขอเสนอ ๖ วิธีคิด วิธีปฏิบัติเพื่อการบริหารเวลาที่ดี โดยคุณเองก็น่าจะได้แนวคิดดีๆ เพื่อนำไปใช้จัดการกับเวลาของคุณบ้างไม่มากก็น้อย

   ๑.  จดบันทึกกำหนดการต่างๆ รวมไปถึงการจัดเวลาเพื่อทำสิ่งต่างๆอยู่เสมอ เพราะสิ่งที่ทำให้คนเราเสียเวลามากที่สุดก็คือ การไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไร ณ เวลาใด ลองคิดดูว่าคุณเองเสียเวลากับการนั้งนึกว่าจะต้องทำไรบ่อย และนานแค่ไหน

   ๒.  จัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆที่คุณจะต้องทำ ต้องไป จำไว้ว่าเราควรจะต้องทำแต่งานที่มีความสำคัญเท่านั้น อย่ามัวเสียเวลากับงานที่ไม่ได้มีคุณค่าแต่อย่างใด และถ้าหากเลือกได้ ให้แน่ใจว่าคุณลงมมือทำงานที่ยาก (และไม่อยากจะทำ) มากที่สุดเสียก่อน "จงกินคางคกตัวที่อ้วนที่สุดก่อนเสมอ"

   ๓.  จงอย่ากลัวที่จะ "ปฏิเสธ" ต่อสิ่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นงาน หรือกิจกรรม ที่เราเห็นแล้วว่าไม่ได้มีความสำคัญใดๆ กับเรา เรื่องนี้จริงๆแล้ว สำหรับคนไทยเราเป็นเรื่องที่ค่อนข้างจะยากมาก เพราะเรามีความเกรงใจสูง (พวกฝรั่งก็งง ทำไมต้องทำในเมื่อไม่มีประโยชน์ และไม่อยากทำ) แต่หากเราไม่กล้าที่จะปฏิเสธเวลาอันมีค่ามาก และมีอยู่อย่างจำกัด ก็จะถูกสิ่งต่างๆเหล่านั้นแย่งเวลาไปเสียหมด จงซื่อสัตย์ต่อตัวเอง และกล้าที่จะทำในสิ่งที่จำเป็นมากกว่า

   ๔.  สร้างสภาวะที่เหมาะสมกับการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จโดยไม่มีการเบี้ยงเบนความสนใจออกไป เมือเราตั้งใจกับมัน (focus) เราก็จะสามารถทำสิ่งต่างๆเหล่านั้นให้เสร็จสิ้นได้ โดยเร็ว รวมไปถึงการจัดระเบียบเพื่อไม่ให้เราต้องเสียเวลาในการตามหาอุปกรณ์ต่างๆที่จำเป็นด้วย

   ๕.  มอบหมายงานออกไป สำหรับงานที่มีความสำคัญน้อยลงมา และอาจจะไม่ต้องเป็นคุณเท่านั้นที่จะทำได้ จงมอบหมายงานต่างๆเหล่านั้นออกไป มอบหมายความรับผิดชอบให้ทีมงานของคุณเป็นคนทำ โดยมีคุณเป็นคนบริหารให้งานเสร็จสมบูรณ์อย่างที่มันควรจะเป็น ขอให้จำเอาไว้ว่า "คุณไม่สามารถที่จะทำทุกอย่างด้วยตัวคนเดียวได้ ไม่งั้นจะมีทีมงานไว้ทำไม" และอีกอย่าง ความล้มเหลวของงานไม่ได้เป็นเพราะทีมงานคุณไร้ความสามารถ แต่โดยมากสาเหตุมักมาจากการที่คุณไม่สามารถอธิบายถึงเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับทีมงานได้ ดังนั้นจงให้แน่ใจว่าคุณได้อธิบาย และเตรียมสิ่งที่จำเป็นต่างๆไว้เรียบร้อยแล้ว

   ๖.  จงจำกฏ 80/20 ไว้ให้ดี และที่สำคัญอย่าลืมที่จะใช้มันด้วย เพราะงานทุกอย่างความสำคัญ 80% มาจากเนื้องานเพียง 20% เท่านั้น อย่าปล่อยให้ความสมบูรณ์แบบมาทำให้คุณต้องถมเวลาอีกกว่า 80% เพื่อให้ได้งานที่ดีขึ้นอีกเพียงเล็กน้อย "งานที่เสร็จแล้ว ยังไงก็ดีกว่า งานที่สมบูรณ์แบบที่ยังทำไม่เสร็จ" บางครั้งเราก็จำเป็นที่จะต้อง Let's it Go, Let's it Gooooo.

ขอให้ทุกท่านสนุกไปกันการจัดการเวลานะครับ