การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ตอนที่๑

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ตอนที่๑

"การบริหารเวลา คือ การบริหารชีวิต"

   ชีวิตการทำงานในปัจจุบันมีคนเป็นจำนวนมากที่รู้สีกว่าตนเองทำงานหนักมาก แต่ผลงานที่ออกมากลับมีเพียงน้อยนิด เราทำงานกันหนักมากจนไม่มีแม้แต่เวลาที่จะคิดทบทวนว่า สิ่งที่เรากำลังทำอยู่นั้นได้สร้างคุณค่า ทั้งกับองค์กร และตนเองหรือไม่

   ดังนั้นการบริหารเวลาจึงมีความจำเป็น แต่ก็อีกเช่นกันพวกเราส่วนมากมักจะคิดว่า การบริหารเวลาเป็นเรื่องง่ายๆที่สามารถใช้สันชาตญาณในการจัดการได้ ซึ่งโดยมากแล้วมักจะนำปัญหามาให้เพิ่มมากขึ้น

ตัวอย่างสำหรับคนที่มีปัญหาทำงานหนักทั้งวันแต่ไม่สามารถทำอะไรให้สำเร็จได้เลย

ตอนเช้า
     มีเพื่อนร่วมงานมาคุยปรึกษาเกี่ยวกับเรื่องราวต่างๆ ซึ่งบางครั้งไม่ได้มีประโยชน์อะไรกับงานที่เราทำ แต่ก็ยังนั้งฟังด้วยความเกรงใจ เสร็จแล้วก็มาเช็คอีเมล์ต่างๆทั้งที่เกี่ยวกับงาน และไม่เกี่ยวกับงาน โดยยังไม่ได้ลงมือทำงานอะไรเลย
   
ตอนบ่าย
     ตามด้วยการประชุมต่างๆที่ต้องเข้าร่วมประชุม ทั้งที่มีความจำเป็น และไม่มีความจำเป็น สุดท้ายกว่าจะได้เริ่มทำงาน ก็เกือบจะหมดวันแล้ว สุดท้ายแผนที่คิดไว้ว่าจะไปออกกำลังการตอนเย็นหลังเลิกงาน ก็ไม่สามารถทำได้ เพราะงานยังทำไม่เสร็จ สรุปว่าวันนี้ก็หมดไปอีกหนึ่่งวันโดยไม่สามารถทำอะไรสำเร็จได้เป็นชิ้นเป็นอัน

สาเหตุของปัญหาตามข้างต้น เกิดจากการไม่สามารถให้ความสำคัญกับสิ่งที่เรากำลังจะทำ เมื่อไม่แยกความสำคัญ ทุกๆอย่างจึงดูเหมือนมีความสำคัญเหมือนกันทั้งหมด ดังนั้นเราจึงต้องทำทุกๆอย่างเอง เมื่อคนอื่นเห็นเราทำทุกอย่าง ก็เกิดความคาดหวังว่าเราจะทำให้ทุกอย่างที่ร้องขอ จึงทำให้เรายุ่งและไม่มีเวลาที่จะมาแยกแยะ ว่าอะไรที่มีความสำคัญสำหรับเรา

เจาะลึกในรายละเอียดของสาเหตุที่ทำให้เรามีการบริหารเวลาที่ไม่ดี มีต้นเหตุใหญ่ๆ ๓ ประการ

๑. สาเหตุจากตัวของเราเอง

• เอาแต่แก้ปัญหาเฉพาะหน้า โดยไม่สนใจที่จะพัฒนาเพื่อป้องกัน หรือแก้ไขปัญหาที่จะเกิดขึ้นได้ในอนาคต สุดท้ายก็ต้องตามแก้ปัญหาแบบเดิมๆ อยู่ตลอดเวลา
• ไม่จัดลำดับความสำคัญของงาน ลงมือทำทุกงาน ทุกอย่างด้วยตัวเอง จนไม่มีเวลาเหลือ
• ไม่จดบันทึก เพราะนึกว่าตัวเองจะจำได้ ลงท้ายก็ลืม ทั้งลืมที่จะทำ และอาจจะลืมว่าได้ทำไปแล้ว คิดวกไปเวียนมา ทำให้เสียเวลาไปเปล่าๆ
• ไม่หนักแน่นในแผนที่ได้วางไว้ เปลี่ยนไป เปลี่ยนมาอยู่ตลอดเวลา สุดท้ายหลงทางไม่รู้ว่าเป้าหมายคืออะไร
• การผลัดวันประกันพรุ่ง เป็นการอ้างเหตุผลต่างๆ นานา ปลอบใจตัวเองไปว่ายังมีเวลา ไว้ค่อยทำก็ได้ เป็นการสร้างปัญหาให้ตัวเองในอนาคต เป็นดินพอกหางหมู บางครั้งลงท้ายเรื่องก็ใหญ่เกินแก้
• การไม่ยอมตัดสินใจ ไม่กล้าเลือก ก็เลยยังไม่สามารถที่จะลงมือทำได้

๒. สาเหตุจากคนอื่นรอบตัวเรา เช่น การโดยเรียกประชุม หรือใช้งานแบบกระทันหัน ไม่มีการแจ้งไว้ก่อน มีเรื่องด่วนให้ต้องช่วยอยู่เป็นประจำ

๓. สาเหตุจากสิ่งแวดล้อม เช่นฝนตกหนัก น้ำท่วมสูง แผ่นดินไหว ไฟไหม้ ต่างๆ อันเป็นเหตุให้เราไม่สามารถควบคุมเวลาของเราเองได้

จากสาเหตุต่างๆข้างต้น มากกว่า ๒ใน๓ เป็นสาเหตุมาจากตัวของเราเองทั้งสิ้น

ลองตรวจสอบดูว่าตัวเราเองมีอาการที่บ่งถึงการบริหารเวลาที่ไม่ดีหรือไม่

• ทำงานหนัก แต่งานไม่เสร็จซักที
• ลุกลี้ลุกลน ทำอะไรก็เป็นงานเร่งด่วนที่สุด ทุกที
• ยุ่งเหยิงไม่มีการวางแผนอะไรทั้งสิ้น
• ตะบี้ตะบัน ทำงานแบบไม่ลืมหูลืมตา ไม่มีเป้าหมายอะไรในการทำงาน
• เครียด ซึมเศร้า ร่างกายไม่แข็งแรง
• คนรอบข้างไม่อยากคบหาด้วย