ทำไม่งานจึงเดินช้า (ใครขวางทางอยู่)

ปัญหาปวดหัวของคนที่เป็นผู้จัดการส่วนใหญ่แล้วคือ 

การที่งานไม่สามารถเดินหน้าไปได้อย่างที่มันควรจะเป็น อะไรคือสาเหตุของปัญหา ใครกันนะที่ไปขวางทางเดินของงานต่างๆ ไม่อยากจะบอกเลยว่า โดยมากแล้วคุณ (ผู้จัดการทั้งหลายนั้นแหละ) ที่เป็นคนไปขวางทาง ทำให้งานติดๆขัดๆ ลองดูสรุปสาเหตุ 5 ประการ ที่ผู้จัดการทำให้งานไม่เดินกันดูนะครับ

1.) การไม่ยอมให้ลูกน้องทำงานได้โดยสะดวก คือจะไม่ยอมให้งานมีการเดินหน้าไปได้เลย หากไม่ได้รับการเห็นชอบจากคุณก่อน ไม่ว่าเรื่องนั้นมันจะเล็กน้อยสักเพียงใด อย่าได้หวังว่าจะสามารถดำเนินการไปได้ก่อนที่คุณจะอนุญาติ การที่ทุกๆเรื่องต้องรอให้คุณมาตัดสินใจ แน่นอนที่สุดว่ามันจะทำให้คุณเหนื่อยมาก แต่ที่แย่ไปกว่านั้นคือ งานมันจะไม่สามารถเดินไปได้เลย เพราะต้องรอคุณก่อน

     

   วิธีการแก้ไขปัญหานี้ สามารถทำได้โดยวิธีการง่ายมากๆเลยนั้นคือ ต้องปล่อยมันไป （Let's it Go) คุณต้องมอบหมายหน้าที่ ความรับผิดชอบ และอำนาจในการตัดสินใจบางอย่างออกไปให้กับ ลูกน้องของคุณ (ที่คุณคิดแล้วว่าเขามีความสามารถเพียงพอ) ไปจัดการ และคุณรู้มั้ยว่า ลูกน้อง(ที่มีความสามารถ) ส่วนใหญ่แล้วจะชอบ และตั้งใจทำงานมากยิ่งขึ้นเพียงแค่คุณมอบหมายความรับผิดชอบให้กับเขา

2.)  การไม่บอกเป้าหมายของงานต่างๆ ให้ลูกน้องเข้าใจอย่างชัดเจน การพูดคลุมเคลืออาจจะทำให้คุณรู้สึกว่าปลอดภัยจากการให้คำสั่งที่ผิดพลาด แต่เปล่าเลย เปล่าเลยมันกลับยิ่งจะทำให้ลูกน้องของคุณไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไร อย่างไร เมื่อใด แล้วสุดท้ายความผิดพลาด ความล่าช้าก็จะเกิดขึ้น แน่นอนว่าคุณในธานะหัวหน้าย่อมไม่อาจจะหนีความรับผิดชอบไปได้พ้น

   วิธีการแก้ไขปัญหานี้ คือการอธิบายถึงเป้าหมาย วิธีการ ในการทำงานใดๆให้มีความชัดเจนมากที่สุด
ต้องให้แน่ใจว่าลูกน้องของคุณเข้าใจเป้าหมายอย่างชัดเจน (อาจจะใช้วิธีการสอบถามเพื่อให้แน่ใจก็ได้) การที่ทุกคนในทีมรู้ว่าสิ่งที่ต้องการเป็นอย่างไร จะทำให้งานสามารถเดินหน้าไปได้อย่างรวดเร็ว

3.)  การไม่ให้feedback กับลูกน้องในงานที่ทำไป จะทำให้ลูกน้องไม่รู้ว่าสิ่งที่ได้ทำไปนั้นมีความถูกต้องหรือไม่อย่างไร มีจุดอ่อน จุดแข็งตรงไหน ซึ่งหากสิ่งที่ลูกน้องทำไปยังมีจุดอ่อนอยู่แต่ไม่ได้รับการแนะนำ ก็อาจจะทำให้เกิดปัญหาได้ในอนาคต

   วิธีการแก้ไขปัญหานี้ ทำได้ง่ายมากๆ โดยการให้ feedback กับลูกน้องเสมอ แต่ต้องแน่ใจว่าสิ่งที่เรา feedback ไปเป็นเรื่องที่มีประโยชน์ (ไม่ใช้ให้ feedback ที่ไร้สาระ) และที่สำคัญคือ การชม มีพลังมากกว่าการติเตียน ดังนั้นหากจุดไหนที่ลูกน้องของเราสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องแล้ว จงชมเชยเพื่อให้ลูกน้องทราบว่าการทำเช่นนี้ดีแล้ว ถูกต้องแล้ว และจะพยายามทำเช่นนี้อีก

4.)  การไม่สอบถามถึงสภาพการทำงาน และไม่สอบถามว่าอะไรที่จะช่วยให้ลูกน้องของเรานั้นสามารถทำงานได้ดีขึ้น งานขึ้น สะดวกขึ้น นี้ก็เป็นสาเหตุที่ทำให้การทำงานดำเนินไปแบบเชื่องช้า

   วิธีการแก้ไขปัญหานี้ สามารถทำได้โดยการพูดคุยกับแบบธรรมดา (ไม่จำเป็นต้องทำแบบสอบถาม หรือแบบฟอร์มอะไรให้วุ่นวาย) กับลูกทีมของเรา เพื่อให้รู้ถึงความยากลำบาก และสิ่งต่างๆที่อาจจะทำให้การทำงานนั้นง่ายยิ่งขึ้น

5.)  การละเลยเรื่องเกี่ยวกับการฝึกอบรม อันนี้เป็นที่เข้าใจกันว่าหลายๆครั้งที่เราก็หลงลืมเรื่องเกี่ยวกับการฝึกอบรม เรามุ่งหวังเอาแต่ผลของงานที่ดี แต่ต้องจำไว้ว่า หากไม่มีการฝึกอบรมอะไรเลย แล้วลูกทีมของคุณจะมีความสามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างไร

   วิธีการแก้ไขปัญหานี้ มันก็ตรงตัวอยู่แล้ว จงตรวจสอบดูว่าลูกทีมของคุณจะต้องมีทักษะในด้านใดเพิ่มขึ้นหรือไม่ และเป็นทักษะในด้านใด จากนั้นจงส่ง หรือจัดให้มีการฝึกสอนในเรื่องนั้นๆ

หากเราสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆทั้ง 5 ข้อได้แล้ว ผมแน่ใจว่างานที่เคยเดินไปข้างหน้าอย่างอุยอ้ายเป็นเต่าคลาน จะแปลงร่างเป็นวิ่งฉิ่วเป็นกระต่ายเพรียวลมเลยที่เดียว

refer : http://quickbase.intuit.com